3 perehdyttämisen ongelmaa, jotka digitaalinen esiperehdyttäminen ratkaisee

Esiperehdytys on erinomainen tapa palvella uuden työntekijäsi tiedontarpeita ja sitouttaa hänet yritykseen.  Kun esiperehdyttämisen rakentaa digitaaliseksi, siitä tulee ketterä ratkaisu, joka säästää yritykseltä aikaa, vaivaa ja päällekkäisen työn kuluja.

Millaisen perehdytyksen sinä olet saanut nykyiseen työhösi?

Entä aiempiisi?

Alkoiko perehdytyksesi vasta silloin, kun astuit ensimmäisenä päivänä työpaikalle sisään?

Näin perehdyttäminen nimittäin hoidetaan useimmissa yrityksissä. Sen seuraus on, että uusi työntekijä on ensimmäisen päivän jälkeen täysin pyörällä päästään, kun häneen on kaadettu informaatiota saavista kaatamalla. Ensimmäiset päivät ja viikot voivat mennä sumussa, kun uusi työntekijä vain yrittää saada selkoa yrityksestä ja perusasioista.

Erinomaiset HR-ammattilaiset tietävät, että salaisuus hyvinvoivaan henkilöstöön löytyy työntekijälähtöisyydestä. Jos katsot perehdyttämistä uuden työntekijän silmin, sen tarve alkaa jo paljon aikaisemmin kuin ensimmäisenä työpäivänä. Perehdyttäminen kannattaakin aloittaa esiperehdyttämisen eli pre-boardingin vaiheella.

 

Esiperehdytyksen hyöty 1: Uusi työntekijä ei tipu rekrytoinnin jälkeen epätietoisuuden mustaan aukkoon

Perehdyttäminen tulisi alkaa heti, kun rekrytointi on saatu päätökseen. Muuten uusi työntekijä jää roikkumaan kummalliseen välitilaan, jossa hän tavallaan on jo osa uutta työyhteisöä ja kaipaa siitä kovasti tietoa, mutta ei sitä saa. Hän ei välttämättä kehtaa lähetellä useita kyselyviestejä asioista etukäteen, sillä hän haluaa säilyttää hyvän, innostuneen ja vaivattoman ensivaikutelman itsestään.

Esiperehdytys rakentaa sillan rekrytoinnin ja ensimmäisen työpäivän välisen kuilun välille. Se myös tutkitusti vahvistaa perehdyttämisprosessia. Aihepiiristä palkitun kirjan kirjoittanut organisaatiopsykologi Christian Harpelund kirjoittaa, että esiperehdytyksellä on valtava merkitys uuden työntekijän mielenrauhan ja sitoutumisen kannalta.

Mitä esiperehdytys sitten oikeasti on? Se on sellaisen tiedon jakamista, jota uusi työntekijä tarvitsee työssään ja jonka oppimisesta hän hyötyy jo ennen työn aloittamista.

Esiperehdytyksessä voi jakaa tietoa esimerkiksi näistä asioista:

  • työajat
  • ovikoodit, avaimet, kulkuluvat
  • työvaatteet
  • esimies, tuleva tiimi tai kollegat
  • keskeiset työtehtävät ja vastuut
  • yhteystiedot

Ne ovat siis yksinkertaisia, työntekijälähtöisiä asioita, joista suureen osaan täytyy joka tapauksessa jonkun (esimiehen, HR-osaston tai perehdyttäjän) vastata ennen uuden työntekijän ensimmäistä työpäivää. Usein näitä asioita on vaikea kertoa uudelle työntekijälle, koska hänellä ei ole vielä pääsyä yrityksen sisäisiin materiaaleihin tai kanaviin. Tästä syystä moni yritys jättää esiperehdyttämisen tyystin tekemättä – se vain on niin hankalaa toteuttaa. Useimmiten homma hoidetaan sekavilla ja infoähkyisillä romaanin pituisilla sähköposteilla, jotka turhaan joudutaan kirjoittamaan jokaisen uuden työntekijän kohdalla yhä uudestaan. Esiperehdytys kannattaakin luoda digitaaliseen muotoon, jolloin se ratkaisee kaikki käytännön tekniset ongelmat.

 

Perusongelma: Uusi työntekijä ei vielä pääse käsiksi työpaikan intranettiin, koska hänellä ei ole toimivia tunnuksia eikä materiaaleihin pääse käsiksi kuin vain yrityksen sisäisessä verkossa.

 

Ratkaisu: Esiperehdytyksen digitalisointi. Tämä tarkoittaa sitä, että esiperehdytys rakennetaan digitaaliselle, selainpohjaiselle alustalle, jonne uusi työntekijä pääsee kirjautumaan ennen työsuhteen alkuakin. Pelkkä digilaite (kännykkä, tietokone, tabletti) sekä mikä tahansa sähköpostiosoite käy. Me Remalla käytämme perehdyttämisen digialustana Promotea, joka on erittäin helppokäyttöinen ja toimiva ratkaisu esiperehdyttämiseen.

 

Digitaalisen esiperehdytyksen edut yritykselle: Ei sähläystä tunnuksien kanssa. Tarvitset työntekijältä vain toimivan sähköpostiosoitteen. Säästät aikaa ja vaivaa, ja samalla rakennat yrityksestäsi erinomaista ja modernia työnantajamielikuvaa. Kun yrityksellesi on rakennettu toimiva digitaalinen esiperehdytys, sitä voi helposti pitää ajan tasalla ja muokata tarpeen tullen. Esiperehdytys ei vaadi toistuvaa päällekkäistä työtä, kun se on tuotu yhteen paikkaan ja suunniteltu hyvin.

 

Digitaalisen esiperehdytyksen edut uudelle työntekijälle: Vähennät hänen epävarmuuttaan ja tyydytät hänen tiedontarpeitaan. Lisäät hänen sitoutumistaan ja luot hänelle tervetulleen olon yritykseen. Pystyt tarjoamaan hänelle tarvittavan tiedon osissa, joten se ei kuormita häntä liikaa. Kaikki löytyy järkevässä muodossa yhdestä paikasta.

 

Esiperehdytyksen hyöty 2: Uusi työntekijä pääsee nopeammin tehokkaaseen työhön kiinni

Uudet työntekijät ovat innoissaan uudesta työstään ja heidän motivaationsa on usein korkeimmillaan juuri työsuhteen alussa. Organisaatiopsykologi Harpelund toteaa teoksessaan, että moni ennenaikaisesti irtisanoutuneista työntekijöistä kertoo lähtönsä syyksi sen, että heillä kesti liian kauan päästä kiinni tuottavaan työhön. Erinomaisesti hoidettu esiperehdytys siis palvelee sekä uutta työntekijää että yritystä – uusi työntekijä saa onnistumisen kokemuksia, jotka edelleen sitouttavat yritykseen, ja yritys taas hyötyy tuottavuuden nopeutumisesta.

Tästä voit lukea case-esimerkin siitä, miten Ruotsin toisiksi suurin vähittäistavaraketju Willy’s pystyi digitaalisen perehdytysohjelman ja Promote-alustan avulla nostamaan kausityöntekijöidensä tehokkuutta jopa 74 % ja säästämään 831.000 SEK.
Lisäksi Willy’s sai erinomaisia henkilöstöpalautteita perehdytysprojektistaan. Tämän projektin toteutti yhteistyökumppanimme ja käytämme heidän kanssaan samaa alustaa Promotea perehdytysohjelmissamme.

Monta HR-ammattilaista mietityttää, voiko uutta työntekijää edellyttää tekevän mitään uuteen työhönsä liittyvää ennen työsuhteen ja palkanmaksun alkamista. Eikö tämä ole vain uuden työntekijän innokkuuden väärinkäyttöä? Myös tähän Harpelund ottaa teoksessaan kantaa. Hänen mukaansa esiperehdytyksestä saadut tulokset puhuvat puolestaan – uudet työntekijät osallistuvat siihen 100 % panoksella (esimerkiksi tekemällä kaikki etukäteistehtävät, jos sellaisia on tarjottu) ja he pääsevät heti kiinni töihin aloittaessaan.  Toki on myös muistettava, että digitaalisen esiperehdytyksen ideana ei koskaan ole teettää ilmaista työtä, vaan ensisijaisesti vähentää uuden työntekijän henkistä kuormaa ja työn aloittamiseen liittyvää jännitystä. Digitaalisen esiperehdytyksen tulisi olla työntekijälähtöinen kokonaisuus, jonne on valittu tärkein tieto ja opittavat asiat, ei täyteen ahdettu vanhojen lomakkeiden hautausmaa.

Perehdyttämisen täytyy olla harkittu ja suunniteltu kokonaisuus, joka muodostaa oppimismatkan uuden työpaikan yrityskulttuuriinsiitä voit lukea lisää täältä.

 

Esiperehdytyksen hyöty 3: Digitaalinen alusta mahdollistaa sosiaalisen vuorovaikutuksen

Digitaalisuudesta on useita hyötyjä perehdyttämisessä. Tutkimuksen mukaan uusia työntekijöitä auttaa se, että digitaalisilla alustoilla he näkevät perehdytysprosessin visuaalisessa muodossa (Harpelund, 2019, 185). Visuaalinen yleiskuva helpottaa hahmottamaan perehdytyksen vaiheita ja niiden yhteyksiä. Tämä toiminto löytyy myös Promote-alustalta.

Harpelund myös korostaa, että digialustat, joista uusi työntekijä selkeästi näkee etenemisensä (esimerkiksi prosenttiosuuksina) antavat arvokasta tukea perehdyttämisessä. Harpelund nimittää näitä digitaalisia alustoja uuden työntekijän Raamatuiksi, jotka opastavat heitä työuransa alussa. Meillä Remalla käytetty Promote mahdollistaa myös tämän toiminnon perehdytyksen osaksi.

Pahin virhe monissa esiperehdytysohjelmissa on kuitenkin se, että niistä tehdään pelkkiä tietokantoja. Niistä puuttuu lähes aina Se Kaikkein Tärkein – eli vuorovaikutus. Vuorovaikutuksen tärkeyttä yrityskulttuurille, sitoutumiselle, työhyvinvoinnille ja uuden työntekijöiden sosiaalisten suhteiden luomiselle työpaikalla ei voi koskaan korostaa liikaa. Vuorovaikutus on kaiken a ja o.

Kuvittele itsesi uuden työntekijän saappaisiin. Häntä voi mietityttää uudessa työssä moni käytännön asia, mutta olemme loppujen lopuksi laumaeläimiä.

Uusia työntekijöitä mietityttää ennen ensimmäistä työpäivää esimerkiksi:

  • ketkä ovat uusia työkavereitani tai esimiehiäni
  • tietävätkö uudet työkaverini, että olen aloittamassa uudessa työssäni
  • miten muistan kaikkien nimet tai sen, miten he esittelevät itsensä ensimmäisinä päivinä

Kuinka moni perehdytysohjelma ottaa tämän huomioon?

 

Perusongelma: Uusi työntekijä ei tiedä etukäteen juuri mitään esimiehestään, kollegoistaan tai työyhteisöstään eikä heidän kanssaan pääse vuorovaikuttamaan.

 

Ratkaisu: Esiperehdytyksen digitaalisen alustan vuorovaikutteisuus. Esimerkiksi Promotessa (jota käytämme Remalla) uuden työntekijän esimies tai tiimi voivat tehdä häntä varten vaikkapa tervetuliaisvideon, moikata etukäteen yksittäisillä viesteillä, esitellä itsensä tai vaikkapa perustaa tiimin kesken keskusteluketjun.

 

Vuorovaikutteisuuden edut yritykselle: Sekä uusi työntekijä että hänen työkaverinsa jännittävät vähemmän, kun he pääsevät jo etukäteen vuorovaikuttamaan keskenään. Vuorovaikutteisuus on avainasemassa lämpimän tunnelman ja tervetulleen olon luomiseksi. Tämä myös madaltaa uuden työntekijän kynnystä kysyä mieltä askarruttavia asioita ennen ensimmäistä työpäivää.

 

Vuorovaikutteisuuden edut uudelle työntekijälle: Uusi työntekijä kokee nopeammin siirtyvänsä osaksi uutta tiimiä ja yhteisöä. Sitoutuminen uuteen yritykseen ja työhön alkaa. Vuorovaikutus vähentää jännitystä ja ensimmäisten päivien sosiaalisia ja henkisiä paineita.

 

Digitaalinen esiperehdytys on erinomainen tapa tukea henkilöstön hyvinvointia

Toimiva, digitaalinen esiperehdytys ratkaisee monia perinteisen perehdyttämisen ongelmia. Sillä on tutkitusti uuden työntekijän sitoutumista ja työhön kiinni pääsemistä parantava vaikutus. Se myös vähentää ennenaikaisia irtisanomisia. (Pääset lukemaan perehdytyksen muista hyödyistä täältä)

Perehdyttäminen tulee tulevaisuudessa olemaan yksi yritysten suurimpia kilpailuvaltteja. Sen avulla voit vahvistaa työnantajakuvaa, ja varmistaa että rekrytoimasi huippuosaajat ja työntekijät eivät irtisanoudu ennen aikojaan ja viihtyvät yrityksessä paremmin.


Juuri tällaista sinunkin yrityksesi perehdytysprosessi kaipaa? Voit ottaa varaslähdön perehdytyksen suunnitteluun lataamalla itsellesi maksuttoman perehdytyksen 5 kohdan suunnitteluoppaan tästä.

Kaipaatko apua perehdytyksen suunnitteluun? Me Remalla luomme perehdyttämisestä digitaalisia oppimismatkoja, joissa esiperehdyttäminen on olennainen osa. Löydät yhteystietomme täältä.

KIRJALLISUUTTA

Harpelund, C. (2019). Onboarding. Getting New Hires off to a Flying Start.

Samankaltaiset artikkelit