Case Willy’s: Miten ruotsalaisen yrityksen henkilöstön perehdyttäminen tuotti mitattavia tuloksia

Ruotsalainen vähittäistavaraketju Willy’s osoitti, että henkilöstön perehdyttäminen voi samanaikaisesti hyödyttää sekä liiketoiminnan tuloksia että henkilöstön hyvinvointia.

Henkilöstön perehdyttämisen tärkeys kasvaa jatkuvasti. Samalla siitä on muodostumassa yritysten kovimpia kilpailuvaltteja tulevaisuudessa.

”Yksi yritysten suurimpia haasteita tulevaisuudessa on osaavien ja tehokkaiden työntekijöiden kiinnostuksen herättäminen ja rekrytointi. Tämä koskee niin Willy’siä kuin koko toimialaakin. Jatkossa on aiempaa tärkeämpää, että yritys pystyy motivoimaan työntekijää jäämään ja kehittymään työssään. Willy’sillä on yli 200 liikettä Ruotsissa, ja uusien työntekijöiden perehdytys vaatimuksiamme vastaavalla tavalla on suuri haaste, sanoo vähittäistavaraketju Willy’sin HR Manager Annika Devert.

Willy’sillä työskentelee 7500 henkilöä ja ketju on osa Axfood Groupia. Axfood on Ruotsin toisiksi suurin vähittäistavararyhmittymä. Vuonna 2017 Willy’s halusi kokeilla henkilöstön perehdyttämisen pilottiprojektia, jonka kohderyhmänä olivat ketjun kesätyöntekijät ja jonka haluttiin tuottavan konkreettisia, rahassa mitattavia tuloksia.

”Halusimme selvittää, miten voimme tukea Willy’sillä aloittavia kesätyöntekijöitä. Willy’sin liikkeissä työskentelevät työntekijät ovat lähes jatkuvasti vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa ja heidän odotetaan luovan paras mahdollinen asiakaskokemus joka päivä. Tämä perustuu asiakkaista, liikkeestä ja työkavereista välittämiselle ja uusien työntekijöiden tulisi sitoutua siihen ensimmäisestä työpäivästään lähtien. Perehdyttämisohjelman tulee valmistaa heidät kaikkeen tähän – jopa ennen kuin he aloittavat työssään.”

 

Onnistunut perehdyttäminen on työntekijälähtöistä

Haasteiden ratkomiseksi Willy’s käynnisti digitaalisen perehdyttämisohjelman, jossa käytettiin alustana Promotea. Projektia fasilitoi ruotsalainen yritys Induction, joka kuuluu Rema Partnersin kanssa samaan kansainväliseen Learning Transfer -verkostoon.

”Uudet työntekijät tietävät parhaiten itse, mitä tarvitsevat. Kutsuimmekin kokoon muutamia nuoria ja hiljattain rekrytoituja työntekijöitämme työpajaan, jonka tavoitteena oli määritellä, mitä uusien työntekijöiden tarvitsee tietää ennen ensimmäistä työpäiväänsä. Tärkein havainto oli se, että usein nämä olivat hyvin pieniä, turvallisuutta tuovia asioita. Kesätyöntekijät halusivat tietää esimerkiksi, voisivatko he tuoda oman lounaan mukanaan, milloin he saavat ensimmäisen palkan tililleen, voivatko he käydä WC:ssä työpäivän aikana, millaisia työkavereita heillä tulee olemaan, millaisia kenkiä he käyttävät ja muita vastaavia käytännön asioita.”

Willy’s rakensi perehdyttämisohjelmansa näiden työntekijälähtöisten havaintojen perusteella yhdessä Inductionin ja Willy’sin omien esimiesten kanssa.

”Perehdyttämisen täytyy tuottaa arvoa – sen täytyy koostua vain tärkeimmistä asioista. Mukavat mutta tarpeettomat asiat täytyy pudottaa pois.”

 

Huikeat tulokset hyödyttivät sekä liiketoimintaa että henkilöstöä

Willy’s asetti perehdytysohjelmalleen mittarit, joiden perusteella arvioitiin sen tehokkuutta ja hyötyä.

”Sairaspoissaolot yrityksessämme olivat lisääntyneet kesinä 2015 ja 2016. Tavoitteenamme oli pudottaa tämä määrä puoleen. Lisäksi halusimme, että kesätyöntekijöistä tulisi aiempaa nopeammin tehokkaita eikä heidän esimiestensä tarvitsisi käyttää niin paljon aikaa heidän perehdyttämiseensä.”

Perehdytysohjelman tulokset olivat odotettuja paremmat.

”Sairaspoissaolot vähenivät kesällä 2017, ja pääsimme melkein alkuperäiseen tavoitteeseemme. Tämä säästi meiltä 308.000 SEK. Sairaspoissaolojen kulut olivat 25 äyriä pienempiä per tunti niissä liikkeissä, joissa perehdytysohjelma oli käytössä. Jos lisäämme sen kaikkiin työtunteihin, se tarkoittaa, että säästimme yhteensä 2 MSEK.”

Perehdytysohjelma myös paransi tehokkuutta ja säästi aikaa. Jopa 74 % liikkeiden esimiehistä oli sitä mieltä, että kesätyöntekijöistä tuli tehokkaampia nopeammin kuin aiemmin, eikä heidän perehdyttämiseensä mennyt niin paljon aikaa. Tästä syystä Willy’s säästi jälleen 523.000 SEK.

Projektista oli hyötyä myös liiketoiminnalle. Myynti nousi kesän 2017 aikana 5,1 % edelliseen kesään verrattuna.

”Jos edes 0,1% tästä myynnistä oli peräisin kesätyöntekijöidemme korkeammasta sitoutumisen tasosta ja tehokkuudesta, se tekisi yhteensä 370.000 SEK.”

Yhteenvetona voi sanoa, että perehdytysohjelma oli menestys – se säästi aikaa, kuluja ja toi arvoa Willy’sin brändille.

”Perehdytysprojektin onnistumista voi mitata parhaiten, kun sille asetetaan selkeät tavoitteet ja mittarit yrityksen päättäjien kanssa yhdessä.”

TÄMÄ PROJEKTI NUMEROINA

  • Sairaspoissaolojen kustannukset 2015: 7.481.000 SEK
  • Sairaspoissaolojen kustannukset 2016: 8.233.000 SEK
  • Sairaspoissaolojen kustannukset 2017: 7.925.000 SEK.
  • Sairaspoissaolojen kulut olivat 25 äyriä pienempiä per tunti niissä liikkeissä, joissa perehdytysohjelma oli käytössä, säästäen yhteensä 2 MSEK.
  • Myynnin kasvu: 5,1%
  • Kokonaissäästö sairaspoissaoloista ja ajasta: 831.000SEK
  • Henkilöstöpalaute: Willy’s teetti kesätyöntekijöillä kyselyn, jonka mukaan kesätyöntekijät pitivät Promotea yksinkertaisena käyttää. Lisäksi he kokivat itsensä tervetulleiksi, ja että Willy’s otti heidät vakavissaan. 93 % kesätyöntekijöistä koki, että he saivat hyvän käsityksen Willys’illä työskentelystä ennen ensimmäistä työpäiväänsä, ja 87 % piti perehdytysohjelmaan osallistumista joko myönteisenä tai todella myönteisenä kokemuksena. 90 % kesätyöntekijöistä suosittelisi Willys’iä työpaikkana.

Koetko, että sinunkin yrityksessäsi olisi tarvetta tällaiselle perehdytysprojektille? Lue lisää tarjoamastamme digitaalisen perehdyttämisohjelman palvelusta täältä. Jos haluat keskustella perehdytystarpeistanne, ota yhteyttä tai jätä meille soittopyyntö.

Ota samalla tästä talteen itsellesi maksuton 5 kohdan opas, jonka avulla voit alkaa suunnittelemaan yrityksesi perehdytystä.

Samankaltaiset artikkelit